Personalmangel in der Physiotherapie: Aufgaben neu verteilen

Offene Stellen bleiben in vielen Praxen über Monate unbesetzt. Eine verlängerte Stellenausschreibung ändert wenig, wenn geeignete Fachkräfte fehlen. Personalmangel in der Physiotherapie betrifft dabei nicht nur die Zahl verfügbarer Therapeuten, sondern auch die Frage, wofür ihre Arbeitszeit im Praxisalltag eingesetzt wird. Wer die Aufgabenverteilung systematisch prüft, kann vorhandene Kapazitäten häufig besser nutzen – unabhängig davon, wann die nächste Stelle besetzt wird.

Personalmangel in der Physiotherapie: Der Engpass ist die Therapeutenzeit

Eine Stellenausschreibung setzt voraus, dass geeignete Bewerber verfügbar sind, Kapazitäten für die Einarbeitung bestehen und eine zusätzliche Stelle wirtschaftlich tragfähig ist. Je nach Region und Praxis können diese Voraussetzungen eine Herausforderung darstellen.

Deshalb lohnt sich neben der Personalsuche eine zweite Frage: Wie viel Therapeutenzeit entfällt jede Woche auf Aufgaben, die auch anders organisiert oder technisch unterstützt werden könnten?

Im Praxisalltag betrifft das beispielsweise Administration und Telefon, nachträgliche Dokumentation, wiederkehrende Einweisungen im Trainingsbereich sowie organisatorische Verluste durch Ausfälle, Verschiebungen und Lücken im Terminplan. Für sich genommen erscheinen diese Aufgaben häufig überschaubar. Zusammengenommen können sie die tatsächlich verfügbare Behandlungskapazität jedoch deutlich beeinflussen.

Aufgabeninventar: Zwei Wochen mitschreiben, dann sortieren

Bevor Abläufe verändert werden, lohnt sich ein Blick auf die eigene Praxis. Ein mögliches Vorgehen: Alle Mitarbeiter notieren über zwei Wochen Tätigkeiten außerhalb der direkten Behandlung und schätzen deren zeitlichen Umfang grob ein. Eine minutengenaue Erfassung ist dafür nicht notwendig. Anschließend lassen sich die Aufgaben in unterschiedliche Kategorien einordnen:

• Muss therapeutisch bleiben: Befunderhebung, Behandlungsplanung, manuelle Techniken, Anpassung von Belastung und Progression sowie Gespräche zu Verlauf und Therapiezielen.
• Kann organisatorisch übertragen werden: beispielsweise Telefon, Terminvergabe, administrative Rezeptprüfung, Abrechnungsvorbereitung, Materialbestellung oder Empfang.
• Kann standardisiert werden: wiederkehrende Informationsinhalte, Eingangsformulare, Anamnesebögen, vorbereitete Trainingsbausteine oder Verlaufsberichte nach einem einheitlichen Schema.
• Kann technisch unterstützt werden: beispielsweise Terminerinnerungen, die Erfassung von Trainingsdaten, digitale Übungsanleitungen oder die Aufbereitung von Verlaufswerten.

Eine solche Sortierung schafft zunächst Transparenz. Gleichzeitig wird sichtbar, welche Tätigkeiten ausdrücklich therapeutische Kompetenz erfordern und bei welchen Aufgaben organisatorische oder technische Unterstützung sinnvoll sein kann.

Delegation mit klarer Verantwortung – und im jeweiligen Rechtsrahmen

Delegation bedeutet nicht, therapeutische Verantwortung abzugeben. Entscheidend ist vielmehr, Aufgaben und Zuständigkeiten eindeutig zu definieren.

Für übertragene Tätigkeiten sollten deshalb drei Fragen geklärt sein: Wer führt die Aufgabe aus? Woran lässt sich erkennen, dass sie korrekt erledigt wurde? Und wann muss der zuständige Therapeut einbezogen werden?

Welche Aufgaben bei verordneten Leistungen von wem durchgeführt und dokumentiert werden dürfen, richtet sich nach den jeweiligen berufsrechtlichen, zulassungsrechtlichen und vertraglichen Vorgaben. Zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie zwischen unterschiedlichen Versorgungsformen bestehen Unterschiede. Geplante Änderungen sollten deshalb anhand der jeweils geltenden Vorgaben geprüft werden.

Administrative Tätigkeiten wie Empfang, Terminorganisation oder Materialverwaltung lassen sich häufig leichter organisatorisch übertragen. Auch hier sollte jedoch klar geregelt sein, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.

Mögliche organisatorische Rollen sind beispielsweise ein Mitarbeiter für Empfang, Terminsteuerung und Rezeptlogistik oder eine zuständige Person für die Organisation des Trainingsbereichs und der Geräte. Entscheidend ist nicht die konkrete Stellenbezeichnung, sondern eine klare Aufgabenverteilung, die therapeutische Kompetenz dort einsetzt, wo sie tatsächlich benötigt wird.

Prozesse vor Personal: Vier Hebel im Tagesablauf

Neben der Aufgabenverteilung lohnt sich ein Blick auf die Prozesse, die täglich Therapeutenzeit binden:

1. Terminarchitektur statt reiner Terminvergabe: feste Zeitfenster für Ersttermine, Folgetermine oder Trainingsangebote können den Praxisalltag planbarer machen. Wie sich Terminstrukturen gezielt überprüfen lassen, beschreibt der Beitrag Wartezeiten in der Physiotherapie reduzieren: Planung statt Tempo.
2. Dokumentation möglichst nah an der Leistung: Informationen, die während oder direkt nach einer Einheit erfasst werden, müssen später nicht aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden. Welche Inhalte dabei tatsächlich relevant sind, behandelt der Beitrag Trainingsdokumentation in der Physiotherapie: Was zählt wirklich?.
3. Standardisierte Startpunkte: vorbereitete Trainingsbausteine für häufige Ziele können individuell angepasst werden, ohne dass grundlegende Abläufe jedes Mal neu aufgebaut werden müssen.
4. Technische Unterstützung bei wiederkehrenden Trainingsprozessen: digitale Systeme können beispielsweise bei Übungsanleitung, Bewegungsfeedback und der Erfassung von Trainingsdaten unterstützen.

Gerade der letzte Punkt ist dort interessant, wo Trainingsabläufe ausreichend standardisierbar sind. Technik ersetzt dabei keine therapeutische Entscheidung, kann aber wiederkehrende Aufgaben im Trainingsprozess unterstützen.

Wie die Pixformance Station Training und Dokumentation unterstützt

An dieser Stelle setzt digital gestützte Bewegungstherapie an. Die Pixformance Station ist ein digitales Trainings- und Therapiegerät mit integriertem Kamerasystem und virtuellem Trainer. Während der Übungsausführung werden Bewegungen erfasst und direkt visuelle sowie textliche Hinweise gegeben.

Der virtuelle Trainer zeigt die jeweilige Übung vor, während das System die Ausführung begleitet. Trainingsparameter werden dabei automatisiert dokumentiert und können anschließend über die Online-Plattform eingesehen werden.

Für den Praxisalltag bedeutet das: Wiederkehrende Bestandteile des Trainings wie Übungsvorgabe, unmittelbares Feedback und die Erfassung von Trainingsdaten können technisch unterstützt werden. Die Befundung, Therapieplanung sowie die Entscheidung über Auswahl, Dosierung und Anpassung der Übungen bleiben beim Therapeuten.

Pixformance wurde außerdem in verschiedenen klinischen und wissenschaftlichen Projekten untersucht. Dazu gehören unter anderem Forschungsarbeiten zur technologiegestützten Bewegungstherapie sowie das europäische Forschungsprojekt FORTEe zur Bewegungstherapie in der Kinderonkologie. Die Ergebnisse solcher Untersuchungen sollten jeweils im Zusammenhang mit Studiendesign, Zielgruppe und konkreter Fragestellung betrachtet werden.

Kriterium	Pixformance Station	Kraftgeräte ohne automatisiertes Feedback	1:1-Betreuung durch Therapeuten	Übungsblätter und Heimübungs-Apps
Feedback während der Ausführung	automatisiertes visuelles und textliches Feedback	abhängig von Gerät und Betreuung	individuelle Rückmeldung durch den Therapeuten	abhängig von der jeweiligen Anwendung
Übungsanleitung	virtueller Trainer zeigt die hinterlegte Übung vor	abhängig von Gerät und Betreuungskonzept	direkte Anleitung durch den Therapeuten	über Text, Bilder oder Videos möglich
Trainingsdokumentation	Trainingsdaten werden automatisiert erfasst	abhängig von Gerät und Praxisprozess	therapeutische Dokumentation erforderlich	abhängig von Anwendung und Datenerfassung
Personaleinsatz	abhängig von Patient, Trainingsziel und Betreuungskonzept	abhängig von Trainingsform und Aufsichtsbedarf	direkte Personalbindung während der Behandlung	geringer direkter Betreuungsbedarf möglich
Individuelle Anpassung	Trainingspläne können therapeutisch angepasst werden	abhängig von Gerät und Betreuung	unmittelbare individuelle Anpassung möglich	abhängig von Anwendung und Betreuung
Training außerhalb der Praxis	ergänzende digitale Angebote möglich	in der Regel nicht vorgesehen	abhängig vom vereinbarten Eigenprogramm	häufig Bestandteil des Konzepts
Wissenschaftliche Untersuchung	in verschiedenen klinischen und wissenschaftlichen Projekten untersucht	abhängig vom jeweiligen Gerät und Einsatzgebiet	breite Evidenzbasis je nach therapeutischem Verfahren	je nach Anwendung unterschiedlich

Die unterschiedlichen Ansätze erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben. Bei komplexen Befunden, manuellen Techniken und Situationen, in denen unmittelbare therapeutische Entscheidungen erforderlich sind, bleibt die persönliche Betreuung zentral. Digitale Systeme können vor allem dort unterstützen, wo Übungen wiederholt durchgeführt, angeleitet und dokumentiert werden sollen.

Ein weiterer möglicher Einsatzbereich sind ergänzende Selbstzahlerangebote. Wie sich ein solches Angebot organisatorisch und wirtschaftlich planen lässt, beschreibt der Beitrag Selbstzahlerangebote aufbauen: Ein realistischer Weg für kleine Praxen.

Umsetzung: Eine Reihenfolge für die nächsten Wochen

Beginnen Sie nicht mit einer technischen Lösung, sondern mit den Abläufen in der eigenen Praxis. Erfassen Sie zunächst über einen begrenzten Zeitraum, welche Aufgaben außerhalb der direkten Behandlung regelmäßig Therapeutenzeit beanspruchen, und werten Sie diese im Team aus.

Im nächsten Schritt können Sie einige wenige Tätigkeiten auswählen, deren Organisation überprüft werden soll. Legen Sie dabei fest, wer künftig verantwortlich ist, welche Qualitätsanforderungen gelten und wann der Therapeut einbezogen werden muss. Für den Einstieg kann es sinnvoll sein, sich auf wenige Veränderungen gleichzeitig zu konzentrieren.

Anschließend lohnt sich ein genauer Blick auf den Trainingsbereich. Welche Abläufe müssen therapeutisch begleitet werden? Welche wiederkehrenden Elemente lassen sich standardisieren? Und bei welchen Aufgaben kann technische Unterstützung sinnvoll sein? Berücksichtigen Sie dabei sowohl mögliche Kosten als auch Veränderungen beim Zeitaufwand, bei der Dokumentation und in den täglichen Abläufen.

Welche Verlaufswerte im digital unterstützten Training tatsächlich relevant sind, behandelt der Beitrag Digitale Bewegungstherapie: Welche Messwerte wirklich tragen.

Auch optimierte Prozesse ersetzen nicht die Suche nach qualifizierten Fachkräften. Klare Zuständigkeiten, standardisierte Abläufe und sinnvoll eingesetzte digitale Unterstützung können jedoch dazu beitragen, vorhandene Therapeutenzeit gezielter zu nutzen. Damit wird eine Praxis nicht unabhängig vom Arbeitsmarkt – sie muss zusätzliche Kapazität aber auch nicht ausschließlich über neue Stellen schaffen.